财务档案管理制度

为了加强北京健康长城公益基金会财务档案管理，充分发挥财务档案为会计工作服务的作用，使财务档案管理更加规范化、制度化，特制订本管理制度。

财务部内部应指定专人保管财务档案。建立、健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

（一）会计档案

会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映基金会财务业务的重要史料和证据。包括：

1. 会计凭证类：原始凭证、计帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2. 会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片，辅助帐簿、其他会计帐簿。

3. 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、其他文字说明、其他财务报告。

4. 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册。财务部人员工作调岗时，要按要求填写“工作交接明细单”存档，以保证工作的连续性。

（二）整理、编制、移交会计档案

每年形成的会计档案，应由财务部专人按照归档要求，负责立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

1. 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部保管一年后，填写财务部制定的交接清册单，交指定保管人员入库保管。

2. 移交的会计档案，原则上不得借出。如有特殊需要，须经财务部负责人批准，办理登记手续后，方可提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。

3. 移交的会计档案封皮正面及册背上应注明凭单名称、卷号，封皮注明册数、起止年度和档案编号。

（三）会计档案保管期限

会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

（四）会计档案的销毁

财务档案保管期满应及时清理销毁。

1. 由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2. 基金会负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3. 销毁会计档案时，应由财务、办公室等部门共同派员监销。

4. 监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容核对所要销毁的会计档案；销毁后，办公室监销人员应在会计档案销毁清册上签名盖章。

5. 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。

6. 

会计电算化档案管理制度

一、数据资料管理与保密

机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的种种凭据、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

1、现金记帐凭证及日记账的输出及保管。

现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证等同于专职会计人员手工做的记帐凭证，审核无误后,当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后交现金出纳职员核对现金库存。

2、银行记帐凭证及日记账的输出及保管。

银行记帐凭证分机制凭据和手编记帐凭据两种。有关财务人员必须实时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。

3、记账凭证的输入、输出与保管

记账凭证包括手编凭据和机制凭据两种，有关会计人员应实时将审核无误的原始凭证或手工记账凭证，输入计算机。　

4、科目汇总表、帐簿打印时间。

（1）现金、银行日记账每天打印。

（2）银行余额调解表每月打印一次。

（3）总分类帐和明细分类帐每月打印一次。

（4）现金、银行存款、记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。

（5）会计报表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会职员审核无误后具名收效。

二、数据备份管理

1、由于会计核算数据的紧张性，必须经常进行备份事情。

2、基金会的日常备份由用友软件专业人员完成，以防止意外和人为错误造成的滋扰。

3、须要做备份的包括体系设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子体系的数据文件。

4、机内凭据及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别部署在差异地方妥为保管。

三、会计档案管理

1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

2、为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴写标签，装入盘套，放进硬盒，存放在清静、清洁、防热、防潮、防磁的场所。

3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理措施》划定的保管限期和管理措施管理。

4、随计算机配置而来的使用体系、应用软件以及购置的用友会计核算体系软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。

5、会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的使用可能危及该备份磁盘的完备性，应制作该备份磁盘的复制件，出借复制件供其使用。

6、必须增强会计档案的保密，任何人若有伪造、非法涂转变更、存心破坏数据文件、帐册、备份磁盘等的举动，将受到行政处分，情节严重者，将追究其执法责任。

                                         

      年北京健康长城公益基金会财务档案入库登记清单

序号	项 目	册数	项目编号	交接人	接交人		备注
一、帐簿入库分类登记
1
2
3
二、凭证入库分类登记
1
2
3
三、其它（交接单、对帐单等）
1
2
3